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Conheça os seis principais desafios no controle de estoque

Paulo Chaves, sócio de Tecnologia e Processos da TYNO Consultoria

Está chegando o dia para as empresas informarem o inventário físico no SPED FISCAL. A grande preocupação é com o controle de estoque, que possui particularidades e grandes desafios, sendo capaz de interferir diretamente no sucesso ou no fracasso do negócio. É preciso ficar atento para não apresentar inconsistências no inventário, pois podem ser um “prato cheio” para a fiscalização.
 
Com base nas informações declaradas nos arquivos da EFD ICMS/IPI e nas notas fiscais eletrônicas de emissão própria e de terceiros (NF-e ou NFC-e), a fiscalização consegue realizar o levantamento quantitativo e financeiro das mercadorias movimentadas pela empresa no período analisado.
 
Problemas relacionados ao fluxo de entradas e saídas de mercadorias, como omissões de entrada, de saída, itens com saldo negativo ou divergências entre saldos declarados e apurados, podem gerar penalidades altíssimas e afetar a saúde financeira da empresa.
 
A recomendação da TYNO Consultoria é que os empresários auditem seu estoque da mesma forma que a fiscalização faz. Essa atitude vai ajudar a minimizar os riscos de autuações.
 Confira abaixo os principais desafios relacionados ao controle de estoque: 
1.    Descrição do Produto: tanto no guia prático da EFD ICMS/IPI quanto no regulamento do IPI, é preciso ter uma descrição clara do produto, de forma individualizada. A dica é detalhar todos os itens, para não haver nenhuma confusão. Além de ir contra ao que reza a legislação, a descrição genérica prejudica os controles internos da empresa, porque é comum ela estar vinculada a vários códigos representativos, de itens diferentes. Lembre que o controle de estoque é feito com base no código do produto, e não na sua descrição.
 
2.    Entrada sem enfoque do declarante: as informações da EFD ICMS/IPI devem ser prestadas sob enfoque do declarante, e isso vale para o campo “código do item”. É muito comum as empresas cadastrarem a entrada de um item com o código do fornecedor e vender este mesmo item com código próprio. Conclusão: contabilmente, o item que entra nunca sai, o que provoca inchaço de estoque e pode configurar omissão de saída (já que não existe estoque físico compatível com o escritural). Pode, ainda, configurar omissão de entrada (estoque negativo), pois, nos registros contábeis, o item que sai do estoque nunca entrou, visto que não existe documento fiscal para acobertar a entrada da mercadoria que foi vendida naquele código específico.
  
3.    Utilização de códigos diferentes nos documentos fiscais: outro erro comum é quando se utiliza um código no documento fiscal e outro na EFD ICMS/IPI (falha na geração do arquivo fiscal). Também é preciso estar atento aos espaços em branco e outros tipos de caracteres. Como o campo “código do item” é alfanumérico, ou seja, aceita asterisco, traço, número, letra e espaço, esses símbolos são considerados elementos do código, ocasionando erro. O código de produto utilizado para emissão da NF-e deve ser exatamente igual ao informado no Bloco H e no registro 0200.
 
4.    Falta de cadastramento ou cadastramento incorreto dos fatores de conversão de unidade de medida (0220): o Registro 0220 tem o objetivo de informar os fatores de conversão dos itens discriminados no registro 0200 e as unidades informadas nos registros dos documentos fiscais, nos registros do controle da produção e do estoque – Bloco K e nos registros de inventário. Somente com a informação dos fatores de conversão é possível fazer o controle de estoque nas situações em que a empresa cadastra o item com uma unidade de medida e vende em outra. A dica, nesse caso, é utilizar, no campo 06 do registro 0200 (UNID_INV), a “menor unidade comercializada”. Por exemplo, o contribuinte informa no registro 0200 “UN (unidade)” e compra/vende “CX (caixa com 12 unidades)”. Neste caso, o fator de conversão informado deve ser “12”, ou seja, uma caixa é composta por 12 unidades.
 
5.    Falta de detalhamento de unidades de medida (0190): uma situação comum é quando a empresa compra o mesmo produto de fornecedores diferentes. Por exemplo, o Fornecedor A vende caixa com 24 unidades; o Fornecedor B com 12 unidades; já o Fornecedor C vende a unidade. No registro 0190, a empresa compradora cadastra apenas 2 unidades de medida: CX (Caixa) e UN (Unidade), prejudicando o controle de estoque. Em casos como esse, a dica é DETALHAR as unidades de medida, utilizando, por exemplo, os códigos CX 12 (caixa com 12 unidades) e CX 24 (caixa com 24 unidades).
 
6.    Alterações de itens sem a geração do Registro 0205: a empresa que alterar seus códigos deve informar as mudanças nos registros 0205. Caso contrário, o controle de estoque considerará o código modificado como um novo item, quebrando a sequência de entradas e saídas. Fatalmente, os saldos finais ficarão todos alterados, configurando omissões de entradas e/ou omissões de saídas. O que é um grande problema.
 
Os relatórios da TYNO Consultoria para auditoria e cruzamento das obrigações acessórias são montados com base em fiscalizações reais, ou seja, é uma ferramenta muito parecida com a utilizada pelos órgão fiscalizadores. Por isso, sabemos que é muito mais lógico se antecipar e ter tempo para corrigir ou preparar documentos que justifiquem uma falha de estoque. Depois de uma intimação, tudo tem que feito às pressas, em poucos dias, muitas vezes impossibilitando que a empresa consiga se defender.

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